首先，明确年会的主要目的，这将会直接影响着整个策划过程。通过与公司高层沟通，明确年会的主要目标，是强调公司的业绩成果，提高员工凝聚力，还是展望未来的战略规划？确保目标明确、具体，并与公司整体战略一致。
1.2、确定年会主题
一个优秀的年会主题需高度概括活动本身，又能具备良好的传播价值，能让与会的嘉宾一目了然，更好地加深活动的代入感。
主题应该反映公司文化、价值观，并具确保主题独特、吸引眼球。主题的选择对于激发员工的参与热情和创造出独特体验至关重要。
1.3 年会场地的确定
考虑年会的时间、地点，以及主题的契合度、参与者的数量、设施设备、交通便利性、会议厅的容纳能力。确保场地能够满足年会规模和预期的活动氛围。在场地确定后，与场地管理方签订合同，明确所有细节，包括租金、设备使用等。
如果你现在正在写一份策划案，那么如果你能够提供一份完整的年会场地推荐，那绝对是个加分项。例如具体到哪一家酒店、会议厅面积、容纳人数、具体交通位置等等，甚至是附上详细的场地平面图。
1.4 活动预算
明确年会预算，并确保在预算范围内进行活动。列出所有费用，包括场地租赁、餐饮、物料、演讲嘉宾费用等。物料制作和印刷、宣传推广等。确保预算的编制合理，并在策划过程中不断监控和调整。
可以遵从以下三个方面来规划：
资源清单：罗列所需全部有形物质、无形资产和人力资源的清单
成本估算：将项目所需全部资源数量分别乘以各自单价，汇集成项目总成本
成本预算：项目的估算成本按照工作分解结构分配给项目的各项活动
2.活动规则
在年会前确立明确的活动规则，包括参与者的行为准则、奖项评选标准等。与公司法务和人力资源部门合作，确保规则的公正性和可执行性。规则的设定有助于确保整个活动的秩序。
3.活动的具体流程和执行
制定详细的年会流程，包括开场白、颁奖典礼、主题演讲、团队建设活动、晚宴和文艺演出等各个环节。确保流程合理、顺畅，使参与者充分参与和享受。